مدیریت یکپارچه سیستم در واقع عبارتست از ایجاد یکپارچگی به لحاظ اطلاعات تجاری و عملکرد واحد های سازمانی.

 

به زبانی عامیانه اگر شما سازمانی متشکل از واحد های تولید، انبار و فروش داشته باشید و برای مثال ظرفیت واحد تولید شما 1000 قطعه در روز و ظرفیت واحد فروش ما 10000 قطعه در روز باشد در اینصورت کل سازمان شما به اندازه تولید 1000 قطعه بهره وری خواهد داشت.

اما از آن بدتر زمانی خواهد بود که شما به اشتباه فکر کنید توان تولید 10000 قطعه را دارید و بر اساس به روز نبودن اطلاعاتتان سفارشی را بپذیرید که خارج از ظرفیت و توان شماست.

این اشتباه ممکن است بر اساس ارزیابی اشتباه از توان مالی در تامین قطعات و یا ارزیابی اشتباه از توان نیروی انسانی تان صورت گرفته باشد.

حال اگر مسئله را تحلیل کنیم یک روند به دست می آید که آن روند به شکل زیر است:

1- به روز نبودن اطلاعات کیفیت عملکرد منابع انسانی که ممکن است به دلیل جو محیط کار یا مشکلات به وجود آمده طی سالها تحلیل رفته باشد.

2- این منابع انسانی تحلیل رفته نمی توانند تولید کافی را انجام دهند اما همچنان حقوقشان باید پرداخت شود و این عدم توانیی باعث ضعف منابع مالی شما در میان مدت میشود.

3-عدم وجود توان مالی کافی ناشی از هزینه های پرسنل و سایر هزینه ها با شما اجازه خرید های عالی مواد اولیه را نمیدهد.

4- تفاوت بسیار زیاد در قیمت خرید منابع و مواد اولیه در حالت اعتباری یا چکی که موجب بالارفتن هزینه های تولید و عدم صرفه اقتصادی آن شده باشد.

5- ناتوانی تیم فروش در کنترل موقعیت های احتمالی نامناسب طرف های قرارداد به خصوص در مواقعی که امکان جایگزین کردن طرف قرارداد وجود دارد. در این هنگام تیم فروش در صورتیکه به بانک مدون مشتریان و یا خریداران بالقوه ای که در ماه های قبل به شما مراجعه کرده اند دسترسی نداشته باشند احتمالا سرعتشان را برای بازاریابی از دست خواهند داد.

6- قرارداد با شکست مواجه شده و در بهترین حالت فقط ضرر مالی به همراه خواهد داشت و شما مقداری موارد اولیه در اختیار دارید که فقط میتوانید آن را بفروشید و قطعات ناتمام به ضرر شما تمام خواهند شد.

7- اگر بدشانسی هم به سراغ شما آمده باشد احتمالا به دلیل عجله و خوشبینی در عقد قرارداد اکنون باید ضرر و زیان هم پرداخت کنید و یا طرف معامله شما به راحتی میتواند از زیر بار تعهداتش شانه خالی کند.

 

راه حل چیست؟

اگر منابع انسانی تحت نظارت مداوم باشند و کارآیی خود را حفظ کنند.

اگر همواره مدیریت از احوال آنان با خبر باشد.

اگر حقوق به افراد ناکارآمد پرداخت نشود.

اگر اطلاعات مالی همیشه به روز باشد و منابع مولد ضرر سازمان به موقع ترمیم یا حذف شوند.

اگر اطلاعات مالی پرسنل و انبارها و مشتریان در کنار هم تجمیع شده باشند.

اگر همواره بانک مشتریان به روز باشد.

اگر تیم فروش برنامه همیشگی برای پیشبرد اهداف شرکت داشته باشند

اگر قراردادها درست تنظیم شده باشند.

اگر ارزیابی ما از سازمان همواره درست و بی نقص باشد.

آیا باز هم مشکلاتی از این دست خواهیم داشت؟

 

خوب پس بیایید از ERP استفاده کنیم ...

ERP یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. این راه حل کاملاً انعطاف پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند.

مزایای ERP

  • نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده‌سازی ERP می‌توان انتظار داشت، کاهش هزینه‌های عملیاتی نظیر کاهش هزینه‌های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه‌های بازاریابی و پشتیبانی است. از دیگر مزایای به کارگیری ERP می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
  •  ایجاد یکپارچگی سازمانی از منظر اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان
  •  پیاده‌سازی برنامه‌ریزی منابع سازمان با ایجاد پایه‌ای قوی از انباره داده‌ها. این سیستم دسترسی بهتر و سریع‌تر به داده‌ها را برای مدیریت امکان پذیر می‌سازد و به این ترتیب مدیریت می‌تواند به سرعت، اطلاعات مورد نیاز خود را جهت اخذ تصمیمات در اختیار داشته باشد.
  •  مهم‌ترین مزیت برنامه‌ریزی منابع سازمان بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمان، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی فرآیندهاست.
  •  بهبود تدریجی فرآیندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکت‌های عرضه‌کننده نرم افزار از سازمان‌های مختلف به دست آورده‌اند. ( برگرفته از وب سایت شرکت همکاران)

تدوین و تالیف: محمد نجاتی